Relancer une facture impayée : modèles de mails et étapes
Une facture en retard est souvent un simple oubli, qu'une relance aimable suffit à régler. Mieux vaut donc relancer tôt, avec un message court qui rappelle le numéro de facture, le montant et le moyen de payer. Si rien ne bouge, la mise en demeure par lettre recommandée prend le relais, puis, en dernier recours, l'injonction de payer devant le tribunal.
Avant la première relance : vérifier la facture
Un client qui ne paie pas a parfois une raison : facture envoyée à la mauvaise adresse, bon de commande manquant, désaccord sur une prestation. Avant de relancer, vérifiez que la facture est bien partie, à la bonne personne, et qu'elle porte la date d'échéance.
Entre professionnels, cette date doit figurer sur la facture, tout comme l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Le délai de paiement est de 30 jours par défaut, et ne peut dépasser 60 jours après la date de facture (ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit), sauf exceptions par secteur.
Un rythme de relance en trois messages
Aucune loi n'impose de nombre de relances. Voici le rythme que nous conseillons : il laisse au client le temps de réagir sans laisser la facture vieillir. Adaptez-le à votre clientèle.
Le lendemain de l'échéance : le rappel aimable
Objet : Facture n° [numéro] du [date]
« Bonjour, sauf erreur de notre part, la facture n° [numéro] d'un montant de [montant], arrivée à échéance le [date], n'a pas encore été réglée. Vous la trouverez en pièce jointe. Si le paiement est déjà parti, merci de ne pas tenir compte de ce message. »
Prénom Nom
Le ton suppose un oubli : c'est souvent le cas, et le client n'est pas mis en défaut. Avec la facture en pièce jointe, il n'a pas à la chercher.
Une semaine plus tard : la deuxième relance
Objet : Deuxième rappel, facture n° [numéro]
« Bonjour, notre facture n° [numéro] de [montant], échue le [date], reste impayée malgré notre premier message. Pouvez-vous nous indiquer la date à laquelle le règlement sera effectué ? S'il y a un problème sur la facture, dites-le-nous, nous le réglerons ensemble. »
Prénom Nom
C'est souvent le bon moment pour un appel. Une question directe sur la date de paiement appelle une réponse précise.
Deux semaines après l'échéance : la dernière relance avant mise en demeure
Objet : Dernier rappel avant mise en demeure, facture n° [numéro]
« Bonjour, malgré nos deux relances, la facture n° [numéro] de [montant] n'est toujours pas réglée. Sans paiement de votre part sous huit jours, nous vous adresserons une mise en demeure par lettre recommandée. Nous restons disponibles pour en parler d'ici là. »
Prénom Nom
Annoncez seulement ce que vous ferez vraiment. Une menace sans suite apprend au client qu'il peut attendre.
La mise en demeure : le courrier qui change de registre
La mise en demeure est une lettre formelle qui exige le paiement dans un délai précis. Elle s'envoie en lettre recommandée avec accusé de réception, ou par un commissaire de justice (l'ancien huissier), plus coûteux. Elle reprend les références de la facture, le montant dû, le délai accordé, et annonce la suite en cas de non-paiement.
Entre professionnels, les pénalités de retard courent depuis la date d'échéance, sans qu'aucune relance soit nécessaire. Leur taux est fixé dans vos conditions générales de vente, avec un minimum légal. L'indemnité de 40 € s'ajoute pour chaque facture. Avec un client particulier, ces règles ne s'appliquent pas de la même façon : pour un litige important, un avocat ou un conseiller vous dira ce que vous pouvez réclamer.
Si rien ne bouge : l'injonction de payer
L'injonction de payer est une procédure simple devant le juge, sans audience au départ. Vous déposez une demande avec la facture, le contrat et la mise en demeure. Pour une créance entre commerçants, elle va au tribunal de commerce du siège du client. Si le juge l'accepte, sa décision est remise au client par un commissaire de justice, et le client a un mois pour la contester. Le site officiel Entreprendre Service Public détaille les formulaires.
À notre avis, il vaut mieux tout faire pour ne pas en arriver là. Des relances régulières suffisent souvent.
Automatiser les relances
Le problème des relances est rarement de savoir les écrire. C'est d'y penser à temps, facture par facture, quand le travail du jour passe avant. Beaucoup de logiciels de facturation proposent des rappels automatiques, mais ils partent en général à date fixe, sans tenir compte de ce que le client a répondu.
Un agent IA va plus loin quand les règlements arrivent par plusieurs canaux, ou quand les clients répondent par écrit. Il rapproche les paiements reçus des factures, envoie les relances au bon moment, lit les réponses (« je paie vendredi », « la facture est fausse ») et vous prévient avant toute étape qui engage la relation. C'est l'une des tâches que nous décrivons sur la page PME et indépendants. Pour un cabinet comptable, le même principe sert à relancer les pièces manquantes : voir la page cabinets comptables.
Pour cette semaine
Listez les factures échues depuis plus de quinze jours et envoyez le premier modèle à chacune. Notez dans votre agenda la date de la relance suivante. Si la liste est longue tous les mois, c'est le signe qu'un outil vous ferait gagner du temps : notre page agents IA et automatisations explique comment nous en construisons un avec vous.
Et si vos relances partaient à l'heure, sans vous ?
Un agent IA suit vos échéances, envoie les relances au bon moment et vous prévient dès qu'un client répond. En 20 minutes, on regarde ce qu'il ferait avec votre logiciel de facturation.
Questions fréquentes.
Combien de relances avant une mise en demeure ?
Aucune loi n'en fixe le nombre, et la relance n'est même pas obligatoire avant une mise en demeure. En pratique, deux ou trois relances étalées sur deux semaines laissent au client le temps de réagir.
Peut-on facturer des pénalités de retard ?
Entre professionnels, oui : elles courent dès le lendemain de l'échéance, au taux prévu dans vos conditions générales de vente, sans relance préalable. L'indemnité forfaitaire de 40 € s'y ajoute pour chaque facture impayée.
Une relance par email suffit-elle ?
Pour les relances, oui. La mise en demeure, elle, doit pouvoir être prouvée : on l'envoie en lettre recommandée avec accusé de réception.
Faut-il un logiciel pour automatiser les relances ?
Votre logiciel de facturation peut envoyer des rappels simples. Un agent IA va plus loin : il lit les réponses des clients, rapproche les paiements venus de plusieurs sources et vous prévient avant toute étape sensible.