Moins de saisie, plus de visites.
Les demandes arrivent de partout : portails, site, téléphone. Un agent les trie, répond aux questions simples et met votre logiciel à jour.
Trois tâches qu'un agent prend en charge.
Les demandes des portails
Aujourd'huiChaque contact reçu d'un portail d'annonces est recopié à la main, souvent le soir.
Avec un agentL'agent lit la demande, crée la fiche dans votre logiciel, qualifie le budget et le secteur, et propose des créneaux de visite.
Les comptes rendus de visite
Aujourd'huiLes retours aux vendeurs partent en retard, ou pas du tout.
Avec un agentAprès chaque visite, l'agent rédige le compte rendu à partir de vos notes vocales et l'envoie au vendeur après votre relecture.
Les dossiers de location
Aujourd'huiPièces manquantes, relances, vérifications : un dossier complet prend des jours.
Avec un agentL'agent liste les pièces reçues, relance le candidat pour celles qui manquent et vous signale les incohérences.
Du temps facile à récupérer : les contacts reçus des portails
Un contact reçu d'un portail d'annonces doit être recopié dans le logiciel, qualifié, puis rappelé. Le soir, après les visites, la pile s'allonge. Un acquéreur rappelé le lendemain a parfois déjà visité ailleurs.
L'agent lit chaque email de portail et crée ou complète la fiche dans votre logiciel de transaction. Il y note le budget et le secteur recherchés, puis répond à l'acquéreur avec des créneaux pris dans l'agenda du négociateur.
La tâche est facile à confier, puisque l'information est déjà dans l'email du portail. Si votre temps part plutôt dans les comptes rendus aux vendeurs ou les dossiers de location, on commence par ceux-là.
21 h : une demande de visite arrive d'un portail d'annonces.
L'agent crée la fiche de l'acquéreur avec son budget et son financement, puis lui propose deux créneaux de visite le samedi.
Le lendemain à 9 h, le négociateur trouve la visite réservée et la fiche remplie. Il ne lui reste qu'à appeler l'acquéreur pour se présenter.
Ce que l'agent ne fait pas.
Il travaille dans votre logiciel de transaction et votre messagerie, avec l'agenda de vos négociateurs. La relation avec les vendeurs et les acquéreurs reste la vôtre.
L'estimation
Il ne donne aucun prix ni aucune estimation d'un bien. Il transmet les demandes d'estimation au négociateur.
La négociation
Une offre, une contre-proposition, une condition suspensive : il vous prévient et ne répond pas à la place du négociateur.
Le choix du locataire
Il vérifie que les pièces sont là et signale les incohérences. La décision d'accepter un dossier reste à l'agence et au propriétaire.
Les questions qu'on regardera ensemble.
Inutile de préparer les réponses : on les cherche ensemble pendant l'appel de 20 minutes, et « je ne sais pas » est une réponse tout à fait normale. Elles servent à repérer ce qui vous ferait gagner le plus de temps.
- Sur quels portails publiez-vous, et combien de contacts recevez-vous par semaine, à peu près ?
- Quel logiciel de transaction utilisez-vous ?
- Qui rappelle les acquéreurs aujourd'hui, et dans quel délai ?
- Faites-vous aussi de la location ou de la gestion ?
« Organiser une visite, c'était dix messages par acquéreur. L'agent propose les créneaux, confirme et relance : on ne s'occupe plus que des visites. »
Nadia K., directrice d'agence, agence immobilière
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Pour une agence : repérer, négociateur par négociateur, les tâches qui prennent le plus de temps avant de choisir quoi automatiser.
Découvrir l'offre →Questions fréquentes.
L'agent remplace-t-il mes négociateurs ?
Non. Il prend la saisie et les relances ; la relation client, les visites et la négociation restent chez vous.
Fonctionne-t-il avec mon logiciel immobilier ?
Dans la plupart des cas, oui, par les connexions prévues par l'éditeur ou par email. On le vérifie ensemble lors du premier appel.
Peut-il répondre au téléphone pour l'agence ?
C'est envisageable : un assistant vocal peut prendre les appels sur une annonce pendant que les négociateurs sont en visite, répondre aux questions simples (surface, étage, disponibilité) et noter le contact. On regarde avec vous si le volume d'appels le justifie.
Va-t-il créer des doublons dans le logiciel ?
Avant de créer une fiche, il cherche si l'acquéreur existe déjà, puis complète la fiche existante. Les cas douteux vous sont signalés.
Où sont hébergées nos données ?
Sur des serveurs européens. L'agent n'accède qu'aux outils que vous autorisez, et chaque action est enregistrée.
Combien de temps pour démarrer ?
À partir de deux semaines entre le premier appel et le premier agent en service, selon le nombre de tâches et d'outils à connecter.
Combien ça coûte ?
Ça dépend du périmètre : nombre de tâches, outils à connecter, taille de l'équipe. On vous donne un prix clair après l'appel de cadrage de 20 minutes, avant tout engagement.
Et si on regardait ce qu'un agent ferait chez vous ?
20 minutes au téléphone, sans engagement. Vous repartez avec au moins une idée concrète de tâche à automatiser.